Asiakkaan tarpeet ja sopimuksen teko

Asiakkaan tarpeet

Kun asiakas turvautuu suunnittelija apuun, hänellä on oletettavasti ongelma tai haaste, jota hän ei itse osaa ratkaista. Suunnittelijan työn tärkein vaihe onkin tunnistaa asiakkaan tarpeet, toiveet ja haaveet. Joskus asiakas ei heti itse edes tunnista tai osaa sanoittaa tarpeitaan. Taitava suunnittelija osaa kysyä oleellisia asioita ja asetella kysymyksensä niin, että asiakas ymmärtää ne.

Valmistaudu siis ensimmäiseen tapaamiseen hyvin, jotta saat siitä mahdollisimman paljon irti. Virheiden ja turhan työn riski pienenee sitä enemmän, mitä paremmin ymmärrät asiakkaan tarpeita.

Paras lopputulos syntyy hyvästä alkukartoituksesta.

Suunnittelutyöstä tehdään aina kirjallinen sopimus, joka laaditaan niin että molemmat osapuolet varmasti ymmärtävät mitä työ pitää sisällään.

Tapaamispaikka

Käytännössä suunnittelu lähtee liikkeelle ensimmäisestä tapaamisesta asiakkaan kanssa, jolloin asiakas haastatellaan ja suunnittelija tutustuu asiakkaaseen ja muutosta kaipaaviin tiloihin.

Tapaaminen voi tapahtua myös suunnittelijan toimistolla/kahvilassa tms, mutta paras paikka tapaamiselle on suunnittelua kaipaava tila.

Tarpeiden kartoitusta

Pyydä asiakasta varamaan mukaan piirustuksia ja kuvia suunniteltavista tiloista, sekä mahdollisia inspiraatiokuvia haluamastaan tyylistä. Esim. asiakasta miellyttävä sisustustyyli on huomattavasti helpompaa ymmärtää kuvista, kuin sanallisesti selitettynä.

Aloita siis kartoittamalla asiakkaan toiveet ja tarpeet sisustuksen suhteen. Tutustu tilaan ja asiakkaan materiaaleihin. Jutustelun edetessä tarkenna myös suunnittelun laajuutta.

Paneudun asiakkaan haastatteluun vielä syvemmin tämän tekstin lopussa.

Projektin laajuus ja budjetti

Selvitä seuraavaksi suunnitelman laajuus eli mihin tiloihin suunnitelmia tehdään ja mitä se sisältää. Tarvitseeko asiakas apua vaikkapa vain tekstiilien ja piensisustuksen kanssa vai onko tarkoitus niin sanotusti laittaa kaikki uusiksi huonejakoa myöten.

Erilaisia suunnitelmatyyppejä:

Tilasuunnittelu

• Muutetaan tilojen käyttötarkoituksia, vaihdetaan huoneiden paikkoja, puretaan/ rakennetaan seiniä.
• Tehdään usein yhteistyössä rakennesuunnittelijan kanssa (seinien kantavuudet jne.)

Valaistussuunnittelu  

• Nimensä mukaisesti valaistuksen suunnittelua, valaisimien, valonlähteiden ja valaistustapojen suunnittelua.
• Voidaan tehdä yhteistyössä sähkösuunnittelijan kanssa.

Pintamateriaalisuunnittelu

• Tilaan valitaan lattia- ja seinämateriaalit, laatoitukset.

Kiintokalustesuunnittelu

• Suunnitellaan esim. keittiön kalustus ja toiminnot tai vaikkapa vaatehuoneen kalusteet.
• Kannattaa tehdä yhteistyössä kalustesuunnittelijan kanssa.

Irtokalustesuunnittelu

• Valitaan tilaan kalusteita (tuolit, pöydät, sohvat, hyllyt jne.) mutta ei tehdä suurempaa muutostyötä esim. pintoihin, kiintokalusteisiin tai seinärakenteisiin

Tekstiilisuunnittelu

• Valitaan tilaan ja sen käyttötarkoitukseen sopivia tekstiilejä, kuten mattoja, verhoja, koristetyynyjä.

Pihasuunnittelu

• Sisustussuunnittelija voi osallistua myös pihan suunnitteluun ammattilaisen kanssa.
• Ollaan mukana värimaailman suunnittelussa, valitaan kalustus esim. terassille.

Stailaus

• Stailausta käytetään yleensä myytävien asuntojen apuna.
• Suunnittelija järkevöittää tilojen kalustusta ja pyrkii tekemään asunnon ilmeestä ostajia houkuttelevan.

Laajuuden lisäksi selvitä asiakkaan budjetti. Jos tarkkaa budjettia ei ole, pyri saamaan kuitenkin selville hintahaarukka. Haluaako asiakas vain erittäin laadukkaita materiaaleja ja tuotteita, vai pitäydytäänkö ns. keskihintaisissa valinnoissa?

Yhteistyökumppanit

Kuten jo yllä mainitsin, erilaisissa suunnittelutöissä voi olla mukana muitakin ammattilaisia. Keskustele siis asiakkaan kanssa onko hänellä jo tiedossa muut projektiin osallistuvat ammattilaiset vai haluaako hän kenties, että sinä hoidat tekijöiden etsimisen.

Tässä tulee tarpeeseen hyvät verkostot ja yhteistyökumppanit, joista löydät tekijät asiakkaan tarpeisiin.

Joskus tekijät löytyvät asiakkaan omista kontakteista.

Projektissa mukana voi olla esim. arkkitehti, LVI-suunnittelija, sähkösuunnittelija, rakennesuunnittelija, vastaava mestari, pihasuunnittelija.

Varmista asiakkaan kanssa kuka hoitaa yhteydenpidon ja tiedonkulun eri tekijöiden välillä. Kannattaa myös pyytää muiden ammattilaisten yhteystiedot siltä varalta, että haluat lisää tietoa jostain omaan työhösi vaikuttavasta asiasta.

Isossa projektissa on mietittävä olisiko osapuolien hyvä pitää yhteisiä palavereita, jotta kaikkien työt sujuvat vaivattomasti ja työvaiheiden aikataulut sopivat yhteen.

Huomioi myös varsinaiset remontin tekijät, kalusteasentajat, laatoittajat jne. He tekevät työnsä sinun suunnitelmiesi pohjalta, joten varmista, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaisesti. Sovi asiakkaan kanssa (ja kirjaa sopimukseen), jos sinun vastuullasi on tehdä tarkastuskäyntejä työmaalle.

Tarjouksesta sopimuksen tekoon

Anna asiakkaalle tarjous, johon kirjaat suunnittelutyön sisällön, laajuuden, vastuusi ja kaikki muut sovitut asiat sekä palkkiosi määrä. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen, teette varsinaisen sopimuksen.

Suunnittelusopimus kannattaa tehdä huolella, jotta vältytään väärinymmärryksiltä ja riidoilta.

Sopimukseen kirjataan osapuolten tiedot, aikataulu ja tarjousvaiheessa sovittu sisältö. Työn laajuus ja vastuut tulee olla hyvin selvillä kummallekin osapuolelle.

Varsinainen suunnittelutyö aloitetaan vasta sopimuksen teon jälkeen.

Huolellisesti tehty kartoitus on avain onnistuneeseen lopputulokseen

Ensimmäisenä ja tärkeimpänä suunnitteluprosessin vaiheena on asiakkaan haastattelu ja tarvekartoitus. Sinun pitää saada mahdollisimman kattavasti tietoa asiakkaan toiveista, haaveista, sisustusmausta ja tarpeista, joihin hän toivoo ratkaisua.

Asiakkaan haastatteluun kannattaa valmistautua tukikysymyslistan kanssa.

Keräsin alle muutamia asioita, joita kannattaa selvittää.

• Sisustustyyli, värit, muodot
• Halutut materiaalit (helppohoitoisuus yms. ominaisuudet)
• Tilojen toimivuus/ toimimattomuus
• Asiakkaan tapa elää ja asua tilassa
• Harrastukset
• Perheenjäsenten tarpeet/halut/toiveet
• Tulevaisuuden tarpeet (muuttuvatko esim. lasten muuttaessa pois kotoa)
• Kuinka paljon asiakas haluaa osallistua suunnitteluun ja toteutukseen?

Onnistuneessa alkukartoituksessa olet saanut asiakkaan tarpeista niin paljon tietoa, että voit turvallisin mielin aloittaa suunnittelun.

Välipalaverit

Ja vielä yksi tärkeä vaihe! Muista pitää asiakkaan kanssa tarpeeksi välitapaamisia. Esittele suunnitelmasi etenemistä usein. Näin varmistat, että olet menossa oikeaan suuntaan ja vältät turhaa suunnittelutyötä.

Usein käy niin, että asiakkaan omat ajatukset ja toiveet selkenevät vasta suunnittelun edetessä, joten on täysin normaalia, että jo sovittuja asioita muutetaan ja säädetään jossain vaiheessa. Yritä olla turhautumatta.